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彩妆存货管理“顽疾”怎么治?这里有一个方案

中国美妆网 赵艳丰 2017-09-13 17:45:25 2040


在彩妆公司报表中,存货占有相当大的比重(大概占流动资产的50%以上),对于以彩妆产品生产为主营业务的厂商来说,存货的重要性毋庸置疑。储备一定量的存货能使生产得到正常有序的进行,能为企业的销售提供较大的机动灵活性。但是过量的存货又会在流动资金中占用比重大,增加了企业的生产成本和管理费用,降低了利润率,制约企业进一步发展。本文以H公司为案例,来谈谈彩妆企业存货管理的“顽疾”问题,并给出相应的“治愈”方案,希望给业内人士带来启示。


存货管理的“顽疾”问题


存货采购环节的问题


H公司是一家专注于高端彩妆产品研发的生产企业,主打唇彩和粉底液系列,虽然成立时间并不长,但是凭借良好的广告效应,在业内已经小有名气。H公司与供应商的采购多以短期合作为主,在国内还没有形成稳定的供应商,也没有建立一个完善的资料库对供应商的企业规模、产业结构、客户群、业绩评价、生产能力、业务水平、质量系统等信息进行分类统计,缺乏对同类型的供应商进行优劣对比,所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。


另外,H公司在挑选合作供应商时,更注重他们上报的最终价格,如果供应商愿意接受较低的订购价或者许诺提供相应的价格折扣,那么公司与之签订单供货合同的可能性将大大提高。H公司管理层往往忽视对供应商的业绩评价,忽视其业务结构是否完善、生产能力是否与之销售目标相协调,忽视供应商的质量、售后服务系统是否齐全。而正是因为这些因素欠考虑,H公司就经常会碰到供应商交付的产品出现质量不合格,或交付时间存在滞后性,这会大大制约企业的正常生产经营,造成重复采购,增加存货成本。


存货入库环节的问题


1)存货的复核工作不到位


在H公司的物料采购、验收入库的工作过程中,有极大可能出现订单上和购货发票上的存货单价数不一致的情况。在此环节中,仓储员理应核对存货采购的单价、数量、金额与发票上记载是否一致,但实际操作中,仓储员往往忘记核对存货单价是否与发票上的一致。若订单单价的输入有误并未能及时发现,导致发票结算不及时,则会形成暂估价,暂估价占比越大就会导致后期的变更数量越多、金额越大。这种复核工作的不到位,极大增加了相关部门的工作量。


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另一方面,H公司的产品投诉率偏高,2017上半年就高达14起,较高的产品投诉率揭示了存货质检复核工作的不到位。质量纠纷案的不断发生,让H公司的管理层伤透脑筋,比如客户投诉新购得的唇彩产品色差太大,经多次反馈后,问题却仍未得到解决,这给企业带来了严重的信誉危机。随着大批潜在客户的损失,将非常不利于企业存货的销售。所以,是否注重产品的质检复核工作,关系着彩妆企业的信誉和长治久安。


2)存货入库不及时


仓储部在例行存货盘点时,存在当天有废弃的物料在作业区却未按期交付的情况,进行询问,工作人员解释为等待第二天再收库,如此就加大了盘点的工作量,增加了人工成本。可见H公司在入库管理方面存在很大的漏洞,入库管理的不及时毫无疑问会加大存货的保管安全风险,加大存货盘查的难度。


3)存货验收分工不明


在H公司内部审计过程中,存在采购员与验收员包揽对方工作的情形,职责分工不明。在实际访问中发现,因为验收员家庭住址距工厂较远,相当一部分货物是晚上到达,基于平时建立起的友好亲密关系,验收员就会“拜托”采购员代为验收,采购物资经采购员自己验收即可入库。采购人员既参与采购又负责验收,未做到权责分离,极容易出现采购员以权谋私、质量作假的风险。


存货仓储环节的问题


H公司并没有类似WMS之类的仓储管理系统,仓库的管理都是凭老员工的经验,仓库发货员全凭经验在工作,新员工需要3~6个月才能完全熟悉仓库的存货情况,所以仓库的发货效特别低,经常找不到货或发错货。发货员拿着发货单在仓库里漫天跑,东找西找,因效率低所以作业人员也多,仓库内的作业通道经常交通繁忙景象,货车堵塞的情况时有发生。


笔者实地考察发现,H公司的储货仓库多为普通通风式仓库,在雨水丰富、湿度较高的春夏季,有部分货物的包装纸盒易受潮、软化,不能承力导致货物倒塌的情况时有发生。与此同时,在公司生产的高峰阶段,管理员基本要隔很久才会去进行盘点清查,这样存货自然不能得到很好的监管,存在着产品质量方面的隐患。


另一方面,H公司的员工年流失率高达30%,每年有接近三分之一的人员离职,这是令人不能接受的,在没有仓储信息系统的支持下,大量的新员工需要长达数月的时间进行熟悉,且在熟悉的期间内很多人因为无法适应高压的工作,往往又选择离职,整体仓储作业一直处于恶性循环中,致使存货量居高不下。


存货出库环节的问题


1)忽略市场风险


H公司常常由于忽略市场风险导致销售预测偏差,做出错误地投资决策,导致企业运营受影响,存货量也由于销售预测的偏差而一直处于高位。彩妆行业属于比较成熟的行业,各大规模的生产企业不计其数,客户的选择对象很多,因而他们会对同类型产品比质比价。因此,H公司必须敏锐地把控市场需求,做出精准的需求预测,设计生产出符合客户要求的产品,否则容易出现存货囤积。


2)缺乏对客户资源的整合利用


随着H公司规模的扩大,客户和供应商也随之增多。有来自国内的,也有来自国外的,同一客户还有可能是原材料的供应商,这些情况,都会导致客户和供应商的关系管理混乱。


H公司并未对客户资料,比如当地客户的消费习惯、销售市场、资本能力等进行分类归纳,缺乏整合利用的意识。若不能对这些资源进行有效管理,就很难设计出满足客户需求的产品,由于产品卖不动而导致呆滞存货的大量累积,势必占用企业资源。


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“治愈”方案



存货采购环节的改进方案


合格供应商的选择是企业存货管理的基础,笔者建议H公司对收集的供应商信息进行全面整合,具体包括供货的验收合格率、价格、生产能力和技术、信誉、服务质量、准时交货率等因素,以确定候选合格供应商,并且运用科学的指标体系,评选出最优供应商。


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H公司应与评级优选出来的供应商建立长期稳定的合作关系,签订长期供货协议。这样做不仅有利于采购的及时性,避免缺货成本的产生,保证生产的正常有序进行,而且便于协商议价,获取更低的采购价格,降低存货成本。


存货入库环节的改进方案


1)加强存货入库复核工作


对于的订单存货单价与结算发票不一致的问题,多是由于仓储员的人为因素造成的,建议H公司加强对仓储员的培训力度,强化仓储员对订单单价的关注度,并监督其执行,减少结算价格与暂估价相悖离事件的发生概率。


2)监督废物料的及时入库


对于废物料滞留生产车间的问题,H公司应加强对废料的管理,要求废料每日需按时上交,坚决杜绝当日废料留待次日处理的情况的发生,把责任落实到每一个车间主任的头上,并加入其月底绩效考核中。管理部门也要采取加强巡视车间的办法,随时掌握生产车间滞留物料的情况。


3)存货管理制度的执行依靠高层管理者的监督力度和管理态度,H公司若能执行严格的权责分离,将会大大减少员工之间串通舞弊的机会。企业还应建立奖惩制度,以期减少人为因素造成的存货毁损,鼓励大家按章办事。


存货仓储环节的改进方案


彩妆企业若想经营得好,引入信息化管理是至关重要。H公司必须改善目前信息化水平低、作业效率低的现状,引入WMS仓储信息管理系统,使得企业存货量得到良好控制。笔者建议H公司招聘专业具有丰富经验的仓储管理专才,聘用业内专业的管理咨询公司进行调研、规划、改造和指导,以尽早实现现代化的仓储管理模式,提升企业竞争力。


H公司的存货摆放实行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存储方式有以下几方面的缺陷,第一是堆放在下层的存货易受到上层存货的挤压,导致外观或质量受损。第二是不利于存货先进先出法的实施,越先入库的存货往往被摆放在越里层,随着存货越储越多,如果想把最里层的存货移出,将面临着很大的工作量。笔者建议采用重型货架,能有效解决这种情况。 


面对包装纸盒易受潮倒塌的情况,建议H公司保持仓库通风性,在仓库摆放吸水防潮的干燥剂,尽量降低仓库的潮湿度。企业的仓储管理员也应该提高职业素养,对存货进行定期抽检查验,杜绝不良品投入生产环节。


另一方面,为了减少员工离职,H公司需要全方位提升员工的归属感,增强团队凝聚力。企业应每三个月进行一次内部知识培训,每半年组织一次外训,增进员工之间的感情,提高员工的作业技能。还应设立年度和季度员工奖项,如新员工进步奖、最佳团队奖、个人先进奖、优秀主管奖,每季度和年度末根据考评规则评选出各项奖项,给予2000~5000元的奖金。


H公司还应每年根据内部考核情况,对全年表现优秀的员工进行内部晋升,普通员工可晋升为资深员工,资深员工可晋升为主管,主管可晋升为副经理等。这样让有能力有上进心的员工得到发展,减少员工的流失。在决定招聘某一岗位时,首先考虑内部员工的晋升,当内部员工无法达到任职要求时,才考虑外聘


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在高层经理的KPI指标考核内,规定员工的流失率,让管理者重视员工关系的管理,想办法减少员工的流失,这样管理者与员工间就有更多的沟通互动,总结分析流失原因,找到恰当的解决方案。员工流失的减少,必然会提升仓储系统的作业效率,减少存货的囤积。


存货出库环节的改进方案


1)加强市场分析


针对每年淡季和旺季的时间表,H公司应及时调整物料采购计划,在旺季里应大批量订货以满足生产需求,在其余的月份则安排小批量订货以免造成存货过剩的风险。


H公司还需要建立与最终用户的沟通渠道,定期收集和整理客户的需求信息,对最终市场的需求状况进行分析和评价,同时积极了解同类型企业的市场状况,以便进一步修正客户所提供的需求预测信息。


2)重视定制销售,开拓国际市场


笔者认为,彩妆行业最快最有效的降低存货手段就是积极响应客户需求。如果企业还是停留在旧时的统一标准化生产阶段,不实行客户定制,则注定会被市场淘汰。在实际运营中,彩妆企业可以把分销商的区域划分、客户来源、产品种类进行明确化,采取区域经理责任制,为客户定制销售打下基础。


客户定制销售不但能提升销售额,为存货提供有效的销售渠道,还能迅速反馈产品的使用情况及意见,有利于帮助企业紧随客户需求,花最短的时间,开发出更加适销对路的产品,减少因产品设计不合理、过时落后而造成的存货囤积量。


另外,彩妆企业还应把销售目光扩展到海外,积极地做出口外贸生意。H公司应加深与国际同行的交流合作,促进国际上实力代理商的加盟,在一些本土彩妆行业不发达的国家,比如越南、泰国、缅甸这样的市场上寻找新的销售热点。总之,彩妆企业若能全面有效地利用国际资源,把握国际销售市场,将为减少存货囤积带来福音。



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